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Die besten Ideen für erfolgreiche Tagungen lernen wir ja meistens von unseren Tagungskunden. In der Detailbesprechung erfragen wir die Abläufe und erfahren immer häufiger, dass der klassische Ablauf einer Konferenz sich verändert.

Waren früher drei Vorträge oder Key Notes, gefolgt von einer Talkrunde oder Podiumsdiskussion typisch für das Vormittagsprogramm, so werden immer häufiger die Vorträge durch ein gemeinsames Erarbeiten der Inhalte ersetzt. Ziel ist es, dass die zu bearbeitenden Fragestellungen durch die Teilnehmer selbst erarbeitet und nicht einfach durch ein paar eingekaufte Speaker präsentiert werden.

 

Die neue Agenda eines interaktiven Tages

9.00 Uhr: Kennenlernen der Teilnehmer mit einer soziometrischen Aufstellung. Bei schönem Wetter draußen, ansonsten vor dem Veranstaltungsraum.

09.45 Uhr: Vorstellung der Tageszielsetzung und Aufnahme der Sessionwünsche der Teilnehmer. Die Teilnehmer bestimmen so selbst, welche Themen (natürlich passend zum Tagesthema) sie in den nächsten 3 bis 6 Stunden in kleinen Gruppen diskutieren wollen. (integriertes Barcamp).

10.30 Uhr: Kreative Pause

11.00 Uhr: Umsetzung der Sessions in zwei Räumen, es finden jeweils zwei Sessions parallel statt. Dauer jeweils 30 Minuten, dann Session- und ggf. Raumwechsel, die Teilnehmer entscheiden, in welcher Session sie mitarbeiten möchten.

13.00 Uhr: Mittagessen mit Fingerfood-Buffet

14.00 Uhr: Vorbereitung Präsentation der Session Ergebnisse. Verantwortlich ist der Ideengeber der Session, er sollte sich Unterstützung seiner Teilnehmer holen.

15.00 Uhr: 4 x Elevator Pitch – Session-Ergebnisse in jeweils 5 Minuten pro Session

15.30 Uhr: Diskussion der Ergebnisse, Ideen und nächsten Schritte in einem Fish Bowl

16.15 Uhr: Bayerische Kreativpause mit Minibrezeln und alkoholfreiem Weizenbier

17.00 Uhr: Ende der Konferenz

Rollenwechsel der Teilnehmer bringt Spannung

Der Vorteil dieser Agenda ist ganz klar, dass die Teilnehmer ständig die Rolle wechseln: Vom Fragensteller, zum Moderator, zum Experten, zum Präsentator. Die Teilnehmer sind ja in der Regel selbst Experten für bestimmte Fragestellungen.

 

Information im Vorfeld ist entscheidend

Wichtig ist, dass die Teilnehmer dieser interaktiven Konferenz mit integriertem Barcamp sich auf diesen neuen Ablauf einstellen können. Es ist wichtig, dass das Tagesziel für alle klar ist und dass sich alle schon vor der Anreise wichtige Fragestellungen überlegen. Z.B. welche Maßnahmen oder Methoden bringen uns unserem Ziel näher oder was kann uns aufhalten oder welche Konzepte nutzen unsere Wettbewerber, wie können wir diese Konzepte verbessern?

Und noch ein Tipp: Wenn die Referenten fehlen, müssen sie durch umso erfahrenere Moderatoren ersetzt werden. Ggf. ist es auch sinnvoll für wichtige Fragestellungen externe Experten einzukaufen, damit sie gemeinsam mit den Teilnehmern -auf Augenhöhe – ihr Wissen teilen.

Diese neuen Formate machen Spaß und bergen stets etwas Unerwartetes. Die Inhalte bleiben meisten deutlich stärker in den Köpfen verankert, weil sie aktiv erarbeitet wurden und nicht als reiner Vortrag an den Teilnehmern vorbeigezogen ist. Spaß und Zeit sind wichtige Elemente, damit Ideen Raum finden.

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