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So organisieren Sie eine gelungene Jubiläumsfeier

Da wir selbst bald „50 Jahre Hotel Erb“ feiern, haben wir sehr intensiv darüber nachgedacht, was eine gelungene Jubiläumsfeier auszeichnet. Und da viele Unternehmen ihre Jubiläumsparty feiern, teilen wir hier die wichtigsten Erfolgsfaktoren für professionelle Firmenparties mit Ihnen.

 

Die 10 besten Tipps für eine Jubiläumsfeier, die dem Jubilar und den Gästen Spaß macht

 

1. Rechtzeitige Planung vermindert den Stress

Je nachdem wie groß die Party werden soll, ist ein Jahr Vorbereitungszeit realistisch.  Manche Dinge sollten eben recht früh festgelegt werden. Beispielsweise die Location, die wichtigsten Künstler und wenn man Wert auf ein Grußwort von prominenten Gästen legt, dann sollte die eigene Jubiläumsparty rechtzeitig im Kalender dieser Gäste stehen.

2. Die Räume sind zu buchen und das Kleingedruckte zu lesen

Das setzt natürlich eine ungefähre Kenntnis der Gästezahl voraus. Zuerst ist also festzulegen, wen man einladen möchte. Erhalten die Gäste ca. 6 Monate vor dem Event eine „Save-the-Date“ Nachricht, ist die Chance groß, dass ca. 80 bis 90% der Eingeladenen den Termin auch wirklich möglich machen können.

Wichtig in der Vertragsgestaltung ist, dass nicht nur die Mietkosten, sondern auch die oft „versteckten“ Gebühren vertraglich vereinbart werden. Dazu gehört: Kosten für Sicherheit, Garderobe, Parkwächter, Ton, Licht, GEMA und Reinigungskosten. Oft übernimmt der Gastgeber auch die Kosten für Parkplätze oder sogar Hotelzimmer. Wichtig ist ein gutes Budget, damit es keine bösen Überraschungen gibt. Planen Sie auch, wie lange die Party gehen soll. Da auch Locations bei ihren Mitarbeitern auf die maximalen Arbeitszeiten zu achten haben, sind hier konkrete Vereinbarungen nötig.

3. Planung des Ablaufs und der Programmpunkte

Spätestens 6 Monate vor der Party sollte der genaue Ablauf stehen. Dabei ist ein kleiner Regieplan eine gute Idee. In diesem wird festgehalten was zu welcher Zeit (und wo) passieren soll und welche „Gewerke“ betroffen sind. Beispiel: Soll die Musik spielen, während das Essen serviert wird. Wie soll die Lichteinstellung während des Essens sein und wie während eines Show Acts. Es bietet sich eine kleine Tabelle an, in der die betroffenen Bereiche (Service, Küche, Künstler, Gastgeber, Licht, Sound) aufgenommen werden. Der Plan beginnt mit der Uhrzeit zu der alle Gewerke “Standby” sein müssen. Das ist in der Regel 30 Minuten bevor die ersten Gäste erwartet werden.

4. Ca. 8 bis 6 Wochen vor dem Event die Gäste einladen

Jetzt wird es ernst und meistens braucht die Location ca. 3 bis 4 Wochen vor der Veranstaltung die recht genaue Gästezahl. Setzen Sie daher Ihren Gästen einen Termin, bis wann Sie die Zu- oder Absage „verbindlich“ erwarten. Nutze Sie am besten ein digitales Teilnehmer-Management System. Wichtig: erlauben Sie verschiedene Antwortwege. Nur Fax oder Postkarte sind zu wenig. Je nach Zielgruppe sind sogar Messenger Dienste für An- und Abmeldungen wichtig.

5. Dekoration,  Beleuchtung und Bestuhlungsform müssen zum Event passen

Natürlich erwarten Ihre Gäste zum 5-jährigen eines Start Ups eine andere Dekoration als zum 100 Jährigen Bestehen eines traditionsbewussten Logistikunternehmens. Deko und Licht müssen in erster Linie zum Unternehmen und der Gästeschar passen. Es sollte genau geplant werden. Deko in den Unternehmensfarben werden gern genutzt. Heute sind schöne Effekte, wie eine Untertischbeleuchtung gern gesehen.

Die berühmten runden 10- oder 12er Tische werden immer seltener, denn sie sind tatsächlich nicht sehr kommunikationsfreundlich. Zeitgemäß ist ein Mix aus Tischreihen und Stehtischreihen. Viele Gäste mögen diese Kombination aus Steh- und Sitztischen, denn man kann leichter mit den anderen Gästen sprechen.

6. Die Speisenauswahl ist sehr wichtig

Hier sollten Sie nicht sparen und die unterschiedlichen Geschmäcker der verschiedenen Gäste beachten. Daher ist ein ausgewähltes Menü manchmal schwierig. Besprechen Sie unbedingt mit Ihrer Location, wie die langen Schlangen am Büffet vermieden werden können. Beliebte ‚Schlangenvermeidungsstrategien‘ sind:

  • Vorspeisen sind eingedeckt oder werden serviert oder als Flying Buffet organisiert.
  • Das Büffet ist mit verschiedenen Inseln organisiert. Es ist von verschiedenen Seiten begehbar, Mitarbeiter der Location machen aktiv darauf aufmerksam, denn Gäste stellen sich gern an die längste Schlange an. Köche sind bei Belegen der Teller behilflich.

Fragen Sie am besten schon mit der Anmeldung die „Unverträglichkeiten oder besonderen Wünsche, wie vegan, vegetarisch oder halal mit ab.

7. Getränkeangebot klar kommunizieren

Vereinbaren Sie mit der Location oder dem Caterer genau, welche Arten von Getränken angeboten werden sollen. Die Angebotsübersicht sollte auf jedem Tisch veröffentlicht werden. So vermeiden Sie enttäuschte Gesichter, wenn ein alter Cognac bestellt wird und der Kellner den Kopf schüttelt.

8. Planen Sie etwas Überraschendes

Nichts ist langweiliger als ein bereits in allen Details bekannter Ablauf. Alfred Hitchcock hat den Mörder auch erst ganz zum Schluss verraten. Ein toller (unangekündigter) Show Act, eine überraschende und gut inszenierte Dessertleckerei oder einfach mal ein anderer Aperitif als „Sekt / Orange“ sind erste Ansätze. Verlassen Sie die ausgetretenen Pfade und planen Sie aktiv, die traditionellen Abläufe so zu verändern, dass sie ein überraschendes Gesamtergebnis herstellen.

9. Denken Sie an die Raucher

Ja es gibt sie noch. Lassen Sie ein gemütliches Eckchen (im Winter heizbar) für die Raucher einrichten. Wer die Raucher und Raucherinnen einfach vor die Tür schickt, verliert sie womöglich direkt nach dem Essen ganz.

10. Planen Sie das Ende der Party noch sorgfältiger als den Anfang

„Wenn es am schönsten ist, sollte auch Schluss sein“. Ja dieser alte Spruch passt immer noch. Kommunizieren Sie das Ende ggf. schon in der Einladung, denn nichts ist trauriger als ein nur noch zu einem Drittel gefüllter Saal mit vielen schon leeren Plätzen. Oder noch besser, bedanken Sie sich als Gastgeber zu einem guten Zeitpunkt bei Ihren Gästen und wünschen Sie eine gute Heimreise oder gute Nacht. Falls Sie nicht zu geizig wirken möchten, ist ein Locationwechsel vom Festsaal in die Hotelbar eine gute Idee. So finden auch die echten Nachschwärmer noch ein schönes Plätzchen.

Wenn Ihre Party in ländlicher Gegend stattfindet, treffen Sie mit dem lokalen Taxiservice entsprechende Absprachen oder reservieren Sie gleich nahe gelegene Hotelzimmer.

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