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Teilnehmer Management für Tagungen und Partys mit tollen Tools

Obwohl eine Tagung oder eine schöne Party natürlich ein echtes „People-Business“ ist, kümmern sich viele Veranstaltungsplaner und Tagungs- oder Seminarorganisatoren um eine bessere Automatisierung der Abläufe vor, während und nach der Veranstaltung. Zum Beispiel mit dem Einsatz von Teilnehmermanagement-Tools.

Verabschiedung von Excel-Tabellen und Serienbriefen für Einladungsversand und Teilnehmerverwaltung

Jeder Einladungsprozess mit der Verwaltung der Rückläufe beinhalten eine Menge Arbeit und hohes Fehlerpotenzial. In der Vergangenheit mussten Gastgeber sich gut mit Word- und Excel auskennen, um Einladungsversand, ggf. mit Reminder an die Personen, die sich einfach gar nicht gemeldet haben, mit vernünftigem Zeitaufwand hinzubekommen.

Saas-Software nimmt die Arbeit ab

Schon seit einigen Jahren bieten sich immer mehr so genannte SaaS (Software as a Service) –Tools für professionelles Teilnehmermanagement (Einladung, Registrierung, Zahlung wo notwendig) an. Der Veranstaltungsorganisator meldet sich auf der Webseite des Anbieters an und zahlt –in der Regel – nur für die Nutzung. Hier sind zwei Tools, die von unseren Tagungs- und Partyorganisatoren sehr gern genutzt werden. Und die Sie vielleicht für Ihre nächste Veranstaltung mal testen möchten.

 

XING-Events ist kostenlos, es sei denn Ihre Tickets kosten Geld

Ein sehr gutes Einstiegstool kommt auf dem Hause des Business-Netzwerks XING. Laden Sie zu einem kostenfreien Event ein, kostet auch das Eventtool von XING-Events nichts. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen zahlen Sie vom Umsatz der verkauften Tickets 3,9 % Gebühr je verkauftem Ticket + 0,99 € je Teilnehmer.

Der Ablauf ist einfach:

  • Sie legen mit wenigen Klicks Ihre Eventseite an (was, wann, wo, Anmeldeschluss etc.).
  • Richten den Ticketshop ein (welche Tarife bieten Sie an…)
  • Erhalten eine Link für die Anmeldung, den Sie auf Ihrer Webseite oder in E-Mailings an Ihre Zielgruppe kommunizieren. Sie haben stets einen Überblick, wie viele Anmeldungen bereits eingegangen sind und können auch festlegen, welche Pflichtfelder ein Anmelder ausfüllen soll.

Dieses Angebot ist ideal für kostenlose Networking-Events aber auch für private Partys einfach nutzbar. Es ist eine gute und einfach bedienbare Event-Software für eine Online-Registrierung. Als Gastgeber haben Sie stets einen flexiblen Zugriff auf aktuelle Teilnehmerdaten und Statistiken und es gibt sogar ein Standard-Badge-Design zum Selbstausdruck und eine Einlassmanagement-App, die Sie mit einem einfachen Smartphone bedienen können. Hier geht es zu den Tools von XING-Events.

Zu XING Events

 

Eventbrite vereinfacht die Eventplanung

Auch diese Teilnehmer Management Software ist kostenfrei, so lange es Ihre Events für Ihre Gäste sind. Eventbrite ist ein amerikanisches Softwareunternehmen, nimmt aber am EU-US-Datenschutzschild-Rahmenprogramm teil. Ihr Datenschutzbeauftragter sollte das akzeptieren können.

Das Einrichten einer Event-Webseite dauert mit ein bisschen Erfahrung ca. 15 Minuten. Falls es sich nicht um eine geschlossene Einladungsliste handelt, können Sie Ihr Event mit kostenlosen Tools von Eventbrite wie benutzerdefinierten E-Mail-Einladungen, integrierten Social Sharing Möglichkeiten und gezielten Event-Empfehlungen bewerben.

Die Kosten für Eventbrite variieren je nach Version. Die Kosten für die Nutzung der Basisversion betragen 3,5 % vom verkauften Ticketumsatz + 0,49 € pro verkauftem Ticket. Die Nutzung der Software ist für Events  kostenlos wenn auch die Tickets kostenfrei sind.

Die wichtigsten Funktionen der Basisversion von Eventbrite

  • Grundlagen für Ticketverkauf und Registrierung
  • Mobile App für Veranstalter
  • Eintrag auf Eventbrite und Partnerseiten
  • Online-Hilfe-Center

Zu Eventbrite

 

Das ist ein Organisationstipp für alle Veranstalter von Tagungen, Seminaren, Roadshows etc., die nur ab und zu Veranstaltungen organisieren und keine reguläre Teilnehmer-Management Software lizensieren wollen. Aber es gibt auch immer mehr Profi-Veranstalter, die diese einfach bedienbaren und modular ausbaubaren Tools einsetzen. Für Ihre Veranstaltungsplanung wünschen wir damit viel Erfolg.

 

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